Es ist nicht genug zu wissen – man muss auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen – man muss auch tun. - Johann Wolfgang von Goethe
Kennen Sie das? Sie haben ein neues Projekt bekommen und müssen sich in das Themengebiet einarbeiten. Sie beschäftigen sich intensiv mit dem Thema. Sie recherchieren Fakten, befragen Experten aus Ihrem Netzwerk, erfahrene Kollegen und bezahlen unter Umständen sogar teure Berater, um Ihrem Ziel näher zu kommen. So verstreicht Stunde um Stunde und der Informationsberg wächst. Und nun? Sie haben viel Zeit aufgewendet und viele Informationen gesammelt, aber wie geht es jetzt weiter? Was müssen Sie tun, um erfolgreich die gesammelten Informationen in Wissen umzuwandeln und die beste Lösung inIhrem Projekt zu finden?
W wie „Wie“
Vor Beginn jedes Projektes sind W-Fragen entscheidend: „Wer macht was bis wann?“ Dabei wird das „wie“ oft stiefmütterlich behandelt. Selbst bekannte Methoden wie z.B. SMART-Ziele lassen den Aspekt des „Wie“ außen vor. Dabei ist es für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts essenziell. Sie erreichen Ihre Ziele schneller, wenn Sie sich vorher überlegen, wie Sie vorgehen möchten. Zugegeben, das ist nicht immer einfach. Vor allem dann nicht, wenn Sie in ein fremdes Fachgebiet hineingeworfen werden und ohne nennenswerte Erfahrung im jeweiligen Bereich auskommen müssen. Zeit für eine gezielte Recherche. (Wie eine gute Recherche aussieht haben wir im Artikel „Recherchieren ist wie Googlen - nur krasser“ beschrieben). Je gründlicher Sie recherchieren, desto genauer können Sie das „wie“ definieren.
Wissen nutzbar machen
Die für das Projekt recherchierten Informationen und Ihr bereits vorhandenes Wissen, müssen mit zielgerichtetem Wissensmanagement nutzbar gemacht werden. Durch eine thematische Strukturierung, Indexierung und zusätzliche Verschlagwortung der Informationen, werden sie für alle Projektmitarbeiter leichter zugänglich. Vertrauliche Inhalte, wie beispielsweise Verträge, können Sie schützen und indem Sie sie nur für bestimmte Personen oder Teams freigeben. Darüber hinaus muss das abgelegte Wissen für das Themengebiet relevant und die abgelegten Informationen aktuell sein. D.h. die Informationen müssen inhaltlich zu Ihrem Projekt und der Aufgabenstellung passen sowie problemorientiert betrachtet werden. Dabei dürfen sie nicht veraltet sein, was vor allem bei Richtlinien, Gesetzen und Normen von Bedeutung ist. Ferner sollte das „woher“, im Sinne der vertrauenswürdigen Quelle, zwingend berücksichtigt und bewertet werden.
Unsere Empfehlung
Sichern von Wissen mit Anwendungsbezug
Wissen über Lessons Learned weiterentwickeln (Versionsmanagement)
Wissen mit Allgemeingültigkeit in übergeordnete Wissensebene überführen. z.B. Projekt- in Team- oder Unternehmenswissen heben
Anhäufen von Informationen, wie es häufig in Dokumentenmanagement-Systemen praktiziert wird, ist nutzlos. Deshalb ist es notwendig die Kernthesen im jeweiligen Kontext zu erfassen. Das bedeutet, das unterschiedliche Blickwinkel auf gleiche Inhalte entstehen und von Nutzen sind.
Nutze eine Lösung, die von Ihrem Unternehmen oder deiner Abteilung gemeinschaftlich getragen wird, damit ihr die Grundlage für eure persönliche und unternehmerische Weiterentwicklung sowie Innovationsfähigkeit schafft. Denn jede Innovation beginnt mit einer Recherche der Vergangenheit und den daraus wachsenden Ideen und Gedankensprüngen für zukünftige Lösungen!
Die beste Lösung finden, aber wie?
Um in Ihrem Projekt die beste Lösung zu finden und diese auch erfolgreich umzusetzen, brauchen Sie mehr als reines Faktenwissen. Die Erfahrungen Ihrer Teamkollegen und deren kreativen Ideen sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Projektlösung.
Jede Idee ist wertvoll und kann zu einer Verbesserung oder sogar zu einer disruptiven Innovation werden. Klassischerweise werden die meisten Ideen innerhalb von Regelmeetings im einfachen Austausch, Brainstormings und Diskussionen sowie abends im Bett oder unter der Dusche entwickelt. Warum ist das so und wie bekomme ich diese Gedanken schnell und effektiv in meinen kategorisierten Ideenspeicher? Was mache ich am Ende damit?
Online Quick Access auf das cloudbasierte Wissensmanagement, ohne die hundertste digitale Notiz oder Kanbankarte zu erstellen, welche schon lange hinten runterfällt und nicht indexiert bzw. am Wissensmanagement und den Ideensammlungen angeknüpft ist.
Gemeinschaftliche Diskussion, Prüfung und Bewertung der Ideen, um das Gemeinschaftsgefühl im Team durch eine, von allen getragene, Entscheidung bzw. Lösungsfindung zu stärken.
Wissenskultur entwickeln
Damit das strukturierte Wissen genutzt und durch neue Impulse und Informationen ergänzt wird, müssen Sie in Ihrem Team, oder besser im gesamten Unternehmensnetzwerk, eine neue Wissenskultur etablieren. Voraussetzung hierfür ist, dass alle bereit sind, allgemeingültiges Fachwissen zu teilen und bei Bedarf, ohne Verletzung der Autonomie oder Verschwiegenheitspflicht, mit spezifischem Projektwissen zu ergänzen. Der regelmäßige Wissenstransfer sollte demzufolge freiwillig und organisch neben der täglichen Arbeit geschehen, ohne extra Aufwand bei Ihren Mitarbeitern zu verursachen. Dies führt schnell zu Unmut und würde den Mitarbeiter davon abhalten, sein Wissen zu teilen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine positive Atmosphäre schaffen und schlussendlich das Teilen von Wissen durch Zeitersparnis und Fortschritt belohnt wird. Wissensmanagement ist eine Teamleistung, die von allen gemeinsam erbracht werden muss. Ermutigen Sie Ihre Kollegen, Mitarbeiter und Partner dazu, sich weiterzubilden und ihr Wissen auszutauschen.
Das richtige Werkzeug
Um Ihr Projekt von der Recherche auf die nächste Ebene zu bringen und mit der Umsetzung zu beginnen, brauchen Sie Wissensmanagement. Das Wissensmanagement in Projekten lässt sich nur mit einem geeigneten Werkzeug erfolgreich umsetzen. Ein Wissensmanagementsystem für Projekte hilft Ihnen dabei. Denn die beste Theorie nützt nichts, wenn sie nicht konsequent umgesetzt wird.
Mit CBA Compendio, dem intelligenten Wissensmanagementsystem für Projekte können Sie…
… aufgabenbezogen recherchieren
… das Wissen nach Qualität und Relevanz für dein Projekt bewerten
… im redaktionellen Prozess die Wissensqualität sicherstellen
… Ideen, Meinungen und Ideen Ihres Projektteams einbinden
… Publikationen kurz und für alle verständlich zusammenfassen
… Begriffsdefinitionen in Ihrem projektbezogenen Glossar erstellen
… bestimmen wer welches Wissen sehen, ändern oder teilen darf
Darüber hinaus bietet es Ihnen einzigartige Features, die es nur bei uns gibt
schnelle, kontextorientierten Suche nach projektrelevantem Wissen in verschiedenen Informationsquellen
Organisation einer kooperativen, unternehmensübergreifenden Wissensarbeit
fortlaufendes Lernen
automatische Generierung semantischer Netze (Textanalyse, SemanticWeb) in maschinell verarbeitbarer Form
(teil-)automatisierte Ableitung von Anforderungen, Anwendungsfällen, Parametern und Bewertungskriterien für Projektlösungen
zielgerichtete Wissensbereitstellung zur Lösungsfindung
(teil-)automatisierte Bewertung der Lösungen für schnellere und bessere Entscheidungen
Haben Sie Fragen zu Wissensmanagement in Projekten, dem Lösungsfindungsprozess oder zum CBA Compendio? Dann melden Sie sich bei uns oder vereinbare einen unverbindlichen Termin zur kostenfreien Erstberatung.
