Lesen Sie in unserem Artikel wie Sie stressfrei Ihr Lasten und Pflichtenheft erstellen. Wir zeigen Ihnen welche Herausforderungen auf Sie warten und wie Sie diese geschickt durch den Einsatz digitaler Tools lösen können.
Lies in diesem Artikel:
Lasten und Pflichtenheft: Digital und stressfrei zum Ziel
Lasten und Pflichtenheft Definition
Bei der Arbeit an Ihrem Projekt ist es unerlässlich, vorher Ihre Erwartungen und die gewünschten Leistungen genau zu definieren. Dabei hilft Ihnen z. B. eine digitale Wissensdatenbank. Darauf aufbauend legt der Auftragnehmer fest, wie er Ihre Anforderungen umsetzt. Die Festlegung erfolgt jeweils in einem Lasten und Pflichtenheft. Die Inhalte der beiden Dokumente sind sich zwar ähnlich, allerdings gibt es einen Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft.
Was ist ein Lastenheft?
Das Lastenheft beinhaltet Ihre Anforderungen an den Auftragnehmer. Daher nennt man es auch Anforderungskatalog oder Anforderungsspezifikation. Die Anforderungen solltest Sie so genau wie möglich formulieren, aber nur so einschränkend wie nötig. Mit Hilfe Ihres Lastenhefts können Sie Angebote von verschiedenen Leistungspartnern einholen. Sie können eine Ausschreibung starten oder Ihre konkreten Anforderungen an eine interne Abteilung weitergeben.
Was ist ein Pflichtenheft
Das Pflichtenheft baut auf dem Lastenheft auf. Es beinhaltet die Pflichten des Auftragnehmers. Darin beschreibt er möglichst konkret, wie und womit er die gewünschte Leistung aus dem Lastenheft erbringt. Das Pflichtenheft zeigt also auf, wie das Projekt Schritt für Schritt umgesetzt wird. Ebenso beinhaltet es, welche Arbeitsmittel und Materialien dazu verwendet werden.
Lasten und Pflichtenheft erstellen
Wie erstellt man ein Lastenheft?
Für Lastenhefte gibt es keine festgelegten Vorgaben. Allerdings gibt es ein paar Stolpersteine, die im Laufe Ihres Projekts zu Problemen führen. Achte darauf, dass Ihr Lastenheft nicht zu vage oder allgemein ist. Es darf Ihren Leistungspartner auch nicht künstlich einschränken. Er ist für gewöhnlich der Experte für seine konkrete Aufgabe. Lassen Sie ihm seinen Freiraum, um sein Expertenwissen für das Gelingen Deines Projekts einzusetzen. Berücksichtige folgende Inhalte für Dein Lastenheft:
Beschreiben Sie die IST-Situation: Was ist bereits vorhanden bzw. worauf kann aufgebaut werden
SOLL-Situation: Was ist die Zielsetzung des Projekts? Was möchtest Du bis wann erreichen?
Welche Leistung soll erbracht werden? (z.B. Lieferung einer bestimmten Maschine oder eines Bauteils)
Welche Anforderungen an das Produkt gibt es? (z.B. Temperaturbereich)
Rahmenbedingungen (Gesetze, Normen oder interne Richtlinien)
Vertragliche Konditionen (z.B. Gewährleistung)
Anforderungen an den Leistungspartner (z.B. Zertifizierungen)
Lieferumfang und Abnahmekriterien
Wie erstellt man ein Pflichtenheft?
Beim Aufbau des Pflichtenhefts muss Ihr Leistungspartner einiges beachten. Vorrangig geht es darum, mit welchen Methoden und Materialien er Deine Anforderungen umsetzt. Inhaltlich orientiert sich das Pflichtenheft an der Gliederung des Lastenhefts. Achte darauf, dass folgende Punkte beschrieben sind:
Ziele / SOLL-Zustand: Genau eingegrenzt nach MUSS-Kriterien (unerlässlich damit des funktioniert), KANN-Kriterien (es geht auch ohne) und AUSSCHLUSS-Kriterien (auf keinen Fall beinhaltet)
Detaillierte Spezifikation der Lösung / technische Daten (z.B. Taktzeit, Geschwindigkeit etc.)
Projektablauf (Welche Teilschritte werden durchgeführt)
Rechtliche Rahmenbedingungen - Bestätigung des Lastenhefts und eventuell Ergänzungen
Zeitplan und Preis – Voraussichtliche Dauer des Projekts und Budget
Schnittstellen und Organisation – technische Anschlüsse, Projektbeteiligte, Verantwortlichkeiten etc.
Eventuelle Zusatzvereinbarungen
Lasten und Pflichtenheft: Diese Schwierigkeiten gefährden Dein Projekt
Lasten und Pflichtenhefte sind ein notwendiges Übel für Projektmanager. Sie bedeuten viel Arbeit, können aber auch viel Arbeit sparen, sofern sie richtig aufgebaut sind. Trotzdem gibt es die ein oder andere Schwierigkeit mit Lasten und Pflichtenheft, die Ihr Projekt ins Wanken bringen. Die folgenden fünf Punkte sind die häufigsten Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Lasten und Pflichtenheft:
Das Schreiben eines Lasten oder Pflichtenhefts ist nicht wertschöpfend.
Für Sie als Auftraggeber ist es schwer, am Anfang des Projekts Ihre gewünschten Leistungen vollständig, widerspruchsfrei und sachlich richtig zu beschreiben.
Der Wissensaustausch mit Ihren Leistungspartner ist oft schwierig. Häufig findet er erst statt, wenn „das Kind schon in den Brunnen gefallen“ ist und Sie bereits viel Zeit in Ihr Lastenheft gesteckt haben.
Während des Projekts kommt es zu Änderungen in den Rahmenbedingungen und Sie müssen Ihre Anforderungen ändern. Das Handling so einer Situation kostet Zeit und Nerven. Häufig scheitert das ganze Projekt daran.
Sie müssen jedes Pflichtenheft Ihrer Leistungspartner aufmerksam lesen und prüfen, ob Ihre Anforderungen erfüllt werden. Je nach Umfang der gewünschten Leistung und Menge der potenziellen Leistungspartner kann das Wochen oder sogar Monate dauern. Rückfragen oder unklare Passagen verlängern den Prozess zusätzlich.
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Lasten und Pflichtenheft digital - Zeit und Geld sparen im Projekt
Die ultimative Lasten und Pflichtenheft Vorlage
Obwohl viele Projektmanagement-Seiten im Internet anderes versprechen: Die ultimative Vorlage für Ihr Lasten und Pflichtenheft gibt es nicht. Jedes Projekt ist individuell und hat ganz eigene Bedürfnisse, die erfüllt werden müssen. Die Arbeit mit digitalen Templates erleichtert Ihnen diese Arbeit. Vor allem, wenn Sie von Anfang an mit Deinen Leistungspartner im Austausch stehst.
So kannst Du Dein Lasten und Pflichtenheft im Handumdrehen erstellen
Bei komplexen Aufgaben kommen generische Templates und Checklisten schnell an ihre Grenzen. Sie brauchen ein starkes Anforderungsmanagement-Tool, um Ihre Arbeit effizienter zu machen. Erstellen Sie damit Ihre Lastenhefte und machen die Pflichtenhefte Ihrer Leistungspartner vergleichbar. Achten Sie dabei vor allem auf die Möglichkeit, Angebote nach ökonomischen und ökologischen Kriterien zu vergleichen. Legen Sie bei der Auswahl des Tools Ihren Fokus auf eine kooperative Arbeitsweise zwischen den Leistungspartnern.
Die Königsklasse der digitalen Lasten und Pflichtenhefte erlaubt es Ihnen, Anforderungen aus einer Wissensbasis zu extrahieren. So können Sie Ihr Lastenheft teilautomatisiert fertigstellen. Es beinhaltet eine transparente Stellgröße, mit der Sie alle Lösungen nach Ihrem Nutzen über den gesamten Lebenszyklus bewerten können.
Nice to Have sind integrierte Vorlagen oder Templates für Ihr Vorhaben oder Ihre Branche. So vergissen Sie nichts und kommen in einen zielgerichteten Austausch mit Ihren Leistungspartner. Nach Abschluss des Projekts sollten Sie die Leistungserbringung dokumentieren und bewerten. Speichern Sie Ihre Dokumentation im Rahmen von lessons Learned für weitere Projekte.
Fazit zum Lasten und Pflichtenheft
Es gibt einen Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft.
Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt.
Der Auftragnehmer fertigt daraus das Pflichtenheft.
Beim Erstellen der Lasten und Pflichtenhefte gibt es keine klaren Regeln.
Bestimmte Inhalte sollten sich aber in jedem Lasten und Pflichtenheft wiederfinden.
Ein Lasten und Pflichtenheft zu schreiben ist sehr zeitintensiv, aber unerlässlich für komplexe Projekte.
Einige Herausforderungen mit Lasten und Pflichtenheften können IhrenProjekterfolg gefährden.
Mit digitalen Vorlagen und Checklisten kommen Sie schneller zum Ziel.
Das richtige Tool hilft Ihn Ihre digitalen Lasten und Pflichtenhefte im Handumdrehen zu erstellen.
Möchten Sie Ihre Lasten und Pflichtenhefte digitalisieren oder suchen Sie nach einer Möglichkeit die Angebote Ihrer Leistungspartner vergleichbarer zu machen? Wir beraten Sie rund um das Thema Anforderungsmanagement und zeigen Ihnen wie Sie Ihren Projekterfolg neu definieren können.
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