Lasten und Pflichtenheft: Digital und stressfrei zum Ziel

Lese in unserem Artikel wie Du stressfrei Dein Lasten und Pflichtenheft erstellst. Wir zeigen Dir welche Herausforderungen auf Dich warten und wie Du diese geschickt durch den Einsatz digitaler Tools lösen kannst.

 

Lies in diesem Artikel:

Lasten und Pflichtenheft: Digital und stressfrei zum Ziel

  1. Definition

  2. Wie erstellt man Lasten und Pflichtenheft?

  3. Schwierigkeiten im Projekt

  4. Lasten und Pflichtenheft digital

  5. Fazit

 

Lasten und Pflichtenheft Definition

Bei der Arbeit an Deinem Projekt ist es unerlässlich, vorher Deine Erwartungen und die gewünschten Leistungen genau zu definieren. Dabei hilft Dir z. B. eine digitale Wissensdatenbank. Darauf aufbauend legt der Auftragnehmer fest, wie er Deine Anforderungen umsetzt. Die Festlegung erfolgt jeweils in einem Lasten und Pflichtenheft. Die Inhalte der beiden Dokumente sind sich zwar ähnlich, allerdings gibt es einen Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft.


Was ist ein Lastenheft?

Das Lastenheft beinhaltet Deine Anforderungen an den Auftragnehmer. Daher nennt man es auch Anforderungskatalog oder Anforderungsspezifikation. Die Anforderungen solltest Du so genau wie möglich formulieren, aber nur so einschränkend wie nötig. Mit Hilfe Deines Lastenhefts kannst Du Angebote von verschiedenen Leistungspartnern einholen. Du kannst eine Ausschreibung starten oder Deine konkreten Anforderungen an eine interne Abteilung weitergeben.


Was ist ein Pflichtenheft

Das Pflichtenheft baut auf dem Lastenheft auf. Es beinhaltet die Pflichten des Auftragnehmers. Darin beschreibt er möglichst konkret, wie und womit er die gewünschte Leistung aus dem Lastenheft erbringt. Das Pflichtenheft zeigt also auf, wie das Projekt Schritt für Schritt umgesetzt wird. Ebenso beinhaltet es, welche Arbeitsmittel und Materialien dazu verwendet werden.


Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft als Grafik erklärt
Der Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft

Lasten und Pflichtenheft erstellen

Wie erstellt man ein Lastenheft?

Für Lastenhefte gibt es keine festgelegten Vorgaben. Allerdings gibt es ein paar Stolpersteine, die im Laufe Deines Projekts zu Problemen führen. Achte darauf, dass Dein Lastenheft nicht zu vage oder allgemein ist. Es darf Deinen Leistungspartner auch nicht künstlich einschränken. Er ist für gewöhnlich der Experte für seine konkrete Aufgabe. Lass ihm seinen Freiraum, um sein Expertenwissen für das Gelingen Deines Projekts einzusetzen. Berücksichtige folgende Inhalte für Dein Lastenheft:

  • Beschreibe die IST-Situation: Was ist bereits vorhanden bzw. worauf kann aufgebaut werden

  • SOLL-Situation: Was ist die Zielsetzung des Projekts? Was möchtest Du bis wann erreichen?

  • Welche Leistung soll erbracht werden? (z.B. Lieferung einer bestimmten Maschine oder eines Bauteils)

  • Welche Anforderungen an das Produkt gibt es? (z.B. Temperaturbereich)

  • Rahmenbedingungen (Gesetze, Normen oder interne Richtlinien)

  • Vertragliche Konditionen (z.B. Gewährleistung)

  • Anforderungen an den Leistungspartner (z.B. Zertifizierungen)

  • Lieferumfang und Abnahmekriterien

Wie erstellt man ein Pflichtenheft?

Beim Aufbau des Pflichtenhefts muss Dein Leistungspartner einiges beachten. Vorrangig geht es darum, mit welchen Methoden und Materialien er Deine Anforderungen umsetzt. Inhaltlich orientiert sich das Pflichtenheft an der Gliederung des Lastenhefts. Achte darauf, dass folgende Punkte beschrieben sind:

  • Ziele / SOLL-Zustand: Genau eingegrenzt nach MUSS-Kriterien (unerlässlich damit des funktioniert), KANN-Kriterien (es geht auch ohne) und AUSSCHLUSS-Kriterien (auf keinen Fall beinhaltet)

  • Detaillierte Spezifikation der Lösung / technische Daten (z.B. Taktzeit, Geschwindigkeit etc.)

  • Projektablauf (Welche Teilschritte werden durchgeführt)

  • Rechtliche Rahmenbedingungen - Bestätigung des Lastenhefts und eventuell Ergänzungen

  • Zeitplan und Preis – Voraussichtliche Dauer des Projekts und Budget

  • Schnittstellen und Organisation – technische Anschlüsse, Projektbeteiligte, Verantwortlichkeiten etc.

  • Eventuelle Zusatzvereinbarungen

Lasten und Pflichtenheft erstellen
Das Lasten und Pflichtenheft erstellst Du am besten in kooperativer Zusammenarbeit

Lasten und Pflichtenheft: Diese Schwierigkeiten gefährden Dein Projekt

Lasten und Pflichtenhefte sind ein notwendiges Übel für Projektmanager. Sie bedeuten viel Arbeit, können aber auch viel Arbeit sparen, sofern sie richtig aufgebaut sind. Trotzdem gibt es die ein oder andere Schwierigkeit mit Lasten und Pflichtenheft, die Dein Projekt ins Wanken bringen. Die folgenden fünf Punkte sind die häufigsten Schwierigkeiten bei der Arbeit mit Lasten und Pflichtenheft:

  1. Das Schreiben eines Lasten oder Pflichtenhefts ist nicht wertschöpfend.

  2. Für Dich als Auftraggeber ist es schwer, am Anfang des Projekts Deine gewünschten Leistungen vollständig, widerspruchsfrei und sachlich richtig zu beschreiben.

  3. Der Wissensaustausch mit Deinen Leistungspartner ist oft schwierig. Häufig findet er erst statt, wenn „das Kind schon in den Brunnen gefallen“ ist und Du bereits viel Zeit in Dein Lastenheft gesteckt hast.

  4. Während des Projekts kommt es zu Änderungen in den Rahmenbedingungen und Du musst Deine Anforderungen ändern. Das Handling so einer Situation kostet Zeit und Nerven. Häufig scheitert das ganze Projekt daran.

  5. Du musst jedes Pflichtenheft Deiner Leistungspartner aufmerksam lesen und prüfen, ob Deine Anforderungen erfüllt werden. Je nach Umfang der gewünschten Leistung und Menge der potenziellen Leistungspartner kann das Wochen oder sogar Monate dauern. Rückfragen oder unklare Passagen verlängern den Prozess zusätzlich.

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Herausforderungen mit Lasten und Pflichtenheft
Lasten und Pflichtenhefte können Dich und Dein Projekt auf die Probe stellen

Lasten und Pflichtenheft digital - Zeit und Geld sparen im Projekt

Die ultimative Lasten und Pflichtenheft Vorlage

Obwohl viele Projektmanagement-Seiten im Internet anderes versprechen: Die ultimative Vorlage für Dein Lasten und Pflichtenheft gibt es nicht. Jedes Projekt ist individuell und hat ganz eigene Bedürfnisse, die erfüllt werden müssen. Die Arbeit mit digitalen Templates erleichtert Dir diese Arbeit. Vor allem, wenn Du von Anfang an mit Deinen Leistungspartner im Austausch stehst.


So kannst Du Dein Lasten und Pflichtenheft im Handumdrehen erstellen

Bei komplexen Aufgaben kommen generische Templates und Checklisten schnell an ihre Grenzen. Du brauchst ein starkes Anforderungsmanagement-Tool, um Deine Arbeit effizienter zu machen. Erstelle damit Deine Lastenhefte und mache die Pflichtenhefte Deiner Leistungspartner vergleichbar. Achte dabei vor allem auf die Möglichkeit, Angebote nach ökonomischen und ökologischen Kriterien zu vergleichen. Lege bei der Auswahl des Tools deinen Fokus auf eine kooperative Arbeitsweise zwischen den Leistungspartnern.

Die Königsklasse der digitalen Lasten und Pflichtenhefte erlaubt es Dir, Anforderungen aus einer Wissensbasis zu extrahieren. So kannst Du Dein Lastenheft teilautomatisiert fertigstellen. Es beinhaltet eine transparente Stellgröße, mit der Du alle Lösungen nach Ihrem Nutzen über den gesamten Lebenszyklus bewerten kannst.

Nice to Have sind integrierte Vorlagen oder Templates für Dein Vorhaben oder Deine Branche. So vergisst Du nichts und kommst in einen zielgerichteten Austausch mit Deinem Leistungspartner. Nach Abschluss des Projekts solltest Du die Leistungserbringung dokumentieren und bewerten. Speichere Deine Dokumentation im Rahmen von lessons Learned für weitere Projekte.


Fazit zum Lasten und Pflichtenheft

  • Es gibt einen Unterschied zwischen Lasten und Pflichtenheft.

  • Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt.

  • Der Auftragnehmer fertigt daraus das Pflichtenheft.

  • Beim Erstellen der Lasten und Pflichtenhefte gibt es keine klaren Regeln.

  • Bestimmte Inhalte sollten sich aber in jedem Lasten und Pflichtenheft wiederfinden.

  • Ein Lasten und Pflichtenheft zu schreiben ist sehr zeitintensiv, aber unerlässlich für komplexe Projekte.

  • Einige Herausforderungen mit Lasten und Pflichtenheften können Deinen Projekterfolg gefährden.

  • Mit digitalen Vorlagen und Checklisten kommst Du schneller zum Ziel.

  • Das richtige Tool hilft Dir Deine digitalen Lasten und Pflichtenhefte im Handumdrehen zu erstellen.

Möchtest Du Deine Lasten und Pflichtenhefte digitalisieren oder suchst du nach einer Möglichkeit die Angebote Deiner Leistungspartner vergleichbarer zu machen? Wir beraten Dich rund um das Thema Anforderungsmanagement und zeigen dir wir Du Deinen Projekterfolg neu definieren kannst.


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