So kannst Du eine Wissensdatenbank aufbauen, die Deine Projekte zum Erfolg führt.

Erfahre in diesem Artikel, wie Du eine erfolgreiche Wissensdatenbank aufbauen kannst, um Deine Projekte und Dein Unternehmen erfolgreicher zu machen. Wir zeigen Dir worauf Du beim Aufbau einer Wissensdatenbank achten musst. Wie Du Wissensmanagement erfolgreich in Deinem Unternehmen platzierst und wer Dir dabei hilft.


 

Lies in diesem Artikel:

So kannst Du eine Wissensdatenbank aufbauen, die Deine Projekte zum Erfolg führt.

  1. Wissensdatenbank oder Knowledge Base - Was ist das?

  2. Warum sich eine Wissensdatenbank für Unternehmen und Projekte lohnt

  3. Lege Deine Ziele fest

  4. 5 Tipps für eine erfolgreiche Knowledge Base

  5. Gemeinsam klappt es besser!

  6. Fazit

 

Wissensdatenbank oder Knowledge Base - Was ist das?

Eine Wissensdatenbank, auch Knowledge Base oder Wissensbasis genannt, ist eine digitale Wissenssammlung. Inhaltlich konzentriert sich die Wissensdatenbank auf ein konkretes Thema, ein bestimmtes Projekt oder ein Unternehmen. Das Wissen wird elektronisch, meist in schriftlicher Form, abgelegt. Du kannst Deine Knowledge Base aber auch mit Video oder Audiodateien füttern. Unterstützt wirst Du dabei durch die richtige Wissensmanagement Software.


Wissensdatenbank aufbauen: Warum sich eine Wissensdatenbank für Unternehmen und Projekte lohnt

Die Wissensdatenbank bildet den Grundstein für ein erfolgreiches Wissensmanagement und damit die Sicherung von Wissen. Dieses bringt eine Vielzahl an Vorteilen für Dein Unternehmen, Dein Team oder Dein Projekt. Möchtest Du wissen, wann sich Wissensmanagement für dich lohnt? Eine gute Zusammenfassung findest Du in unserem Artikel Wissensmanagement - Wieso? Weshalb? Warum?

Wissensdatenbank aufbauen: Der Grundstein für erfolgreiches Wissensmanagement wird mit Wissensdatenbank aufbauen gelegt.
Die Wissensdatenbank aufbauen ist der Grundstein für erfolgreiches Wissensmanagement

Wissensdatenbank aufbauen: Lege Deine Ziele fest

Lege klare Ziele für Dein Vorhaben fest, bevor Du mit dem Aufbau Deiner Knowledge Base beginnst. Definiere diese Ziele am besten gemeinsam mit Deinem Team. Eine gute Wissensdatenbank kannst Du nur aufbauen, indem alle an einem Strang ziehen. Orientiere Dich dabei an folgenden Fragen:


Was wollen wir erreichen?

Das Ziel im Wissensmanagement ist es, Dein persönliches und externes Wissen nutzbar zu machen. Nutze Deine Wissensdatenbank um z.B.:

  • kreative Ideen, wertvolle Impulse von außen und Erfahrungswissen aus den Köpfen der Mitarbeiter zu bewahren und für alle Anwender nutzbar zu machen.

  • automatisch auf dem neusten Stand zu sein und alle Inhalte auf Qualität und Relevanz zu prüfen.

  • Dein Wissen komprimiert für andere zusammenzufassen, thematisch zu strukturieren und jederzeit schnell wiederzufinden.

  • Wissen zu referenzieren, zu speichern und es zielgerichtet Deinem Team, Deiner Abteilung oder Deinem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

  • neue Mitarbeiter digital, modern und entspannt einzuarbeiten.

Dies ist eine wichtige strategische Entscheidung, die von allen Nutzern gemeinsam getragen werden sollte. Erfahre mehr dazu in unserem Blog "Wissen ist gut - Können ist besser". Möchtest Du lernen, wie Du Wissen zur Produktivkraft machst? Dann wirf einen Blick in unser White Paper.


Welches Wissen passt zu Deinem Vorhaben?

Überlege Dir gut welches Wissen du ablegen möchtest, bevor Du Deine Wissensdatenbank aufbaust. Es sollte im Kontext zu Deinem Projekt stehen. Vergewissere dich, dass Dein abgelegtes Wissen vertrauenswürdig und der Inhalt qualitativ hochwertig ist. So vermeidest Du Datenmüll und Informations-Overflow bei den Nutzern. Sonst kannst Du direkt den nächsten undurchdringbaren Archivordner anlegen.


Wie willst Du das Wissen speichern?

Schaffe eine Struktur für Deine Ablage. Fasse relevantes Wissen thematisch sinnvoll zusammen. Orientiere dich bspw. an Fachbüchern, die überblicksartig mehrere Themengebiete beschreiben. Achte darauf, dass Deine Wissensdatenbank leicht zu navigieren ist. Ermögliche den Nutzern möglichst schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden. Hierfür bieten sich Suchfunktionen und Glossare mit Begriffserklärungen an.

Neben der Struktur ist es hilfreich, die Inhalte abwechslungsreich und leicht aufnehmbar einzubinden. D.h. außer Textbeiträgen und PDF‘s kannst Du Präsentationen, Bilder, Tabellen, Videos, (Konstruktions-) Zeichnungen, Ideen, Diskussionsbeträge oder sogar Audiodateien einbinden. Achte bei der Wahl einer geeigneten Wissensdatenbank-Software auf diese Möglichkeiten.

Vor dem Wissensdatenbank aufbauen müssen klare ziele definiert werden.
Wissendatenbank aufbauen: Definiere Deine Ziele vor dem Start.

Wissensdatenbank aufbauen: 5 Tipps für eine erfolgreiche Knowledge Base


Vergiss die Erfahrungen nicht!

Die meisten Wissensdatenbanken bilden nur sogenanntes "explizites Wissen" ab. Das ist dokumentiertes Wissen, wie z.B. Gesetzestexte, Fachbücher und -artikel, Protokolle, Berichte oder auch ganze Internetseiten. Aber was ist mit dem Erfahrungswissen der Mitarbeiter?

Schaffe die Möglichkeit "implizites Wissen", sprich Erfahrungen, Meinungen und Ideen, in Deine Wissensdatenbank aufzunehmen. So erreichst Du Deine unternehmerischen Ziele schneller, machst Deine Projekte erfolgreicher und Deine Mitarbeiter langfristig zufriedener. Außerdem sichert es den Fortbestand des Unternehmens durch kontinuierliche Weiterentwicklung und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern, die dann mit dem Wissensmanagementsystem freiwillig arbeiten wollen.


Komplexes Zusammenfassen

Wenn Du eine gute Wissensdatenbank aufbauen möchtest, ist es unvermeidbar komplexe Aufgaben und Dokumente abzulegen. Gerade wenn es um Innovationsvorhaben oder Kundenprojekte geht. Es kostet Dich und Deine Mitarbeiter viel Zeit diese zu sichten.

Fasse Texte zusammen und stelle relevante Informationen gesammelt für Dein Team zur verfügung. So sparen Du und Dein Team wertvolle Ressourcen. Statt nicht wertschöpfender Doppelarbeit, bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Projektarbeit.


Jedes Wissen hat einen Besitzer

Nicht jeder Inhalt deiner Wissensdatenbank ist für jedermanns Augen bestimmt. Schütze sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. Gib Nutzern die Möglichkeit selbst zu bestimmen, wer ihr Wissen sehen darf. Erlaube ihnen Wissen komplett privat zu machen. Zum Beispiel für persönliche Notizen oder unfertige Inhalte.

Gebe Wissen auf verschiedenen Ebenen frei. Mache den sensiblen Finanzreport nur für Geschäftsleitung und Buchhaltung verfügbar. Den der Auszug aus dem Lieferkettengesetz machst Du für alle sichtbar, damit dein gesamtes Team bestens informiert ist.


Regelmäßige Pflege

Lass das Wissen in Deiner Wissensdatenbank nicht verstauben. Pflege und aktualisiere die Knowledge Base regelmäßig. Am besten durch Verlinkungen, welche automatisch aktuell sind oder in dem Du permanent im System arbeitest und die Daten so auf dem laufenden hältst. Prüfe die Daten, bevor du sie ablegst auf Relevanz und Qualität. So erhältst Du die aktuellste, informativste und qualitativhochwertigste Datenbank.

Ein redaktioneller Prozess bietet Dir weitere Möglichkeit die Wissensdatenbank frei von Datenmüll und falschen Informationen zu halten. Die zuständigen Redakteure prüfen die Inhalte vor der Freigabe. So stellst Du sicher, dass das Wissen den festgelegten Standards entspricht. Gute Wissensmanagement Tools vereinfachen und unterstützen diesen Prozess.


Mit KI zum Erfolg

Was nach futuristischen Robotern oder kompliziertem IT-Jargon klingt, macht Deine Wissensarbeit einfacher, effizienter und effektiver. Dazu benötigst Du nur die richtige Software. Mit KI-unterstützten Suchen und semantischen Netzwerken findest Du garantiert die richtigen Antworten auf Deine Fragen.


Wissensdatenbank aufbauen: Gemeinsam klappt es besser!

Um eine Wissensdatenbank erfolgreich zu machen, müssen alle in Deinem Team zusammenarbeiten. So weit, so klar. Wie wäre es noch mehr Menschen und deren Wissen einzubeziehen? Arbeite zusammen mit Deinen Kunden, Lieferanten und Beratern an einer gemeinsamen Wissensdatenbank. So profitierst Du von einem schnelleren Wissenstransfer, einem breiten Erfahrungswissen und neuen Impulsen für Dein Projekt.

Achte bei der Wahl Deines Wissensmanagement Tools darauf, dass Deine Wissensdatenbank von überall auf der Welt erreichbar ist. Am besten eignet sich dafür eine intelligente Cloud-Lösung wie CBA Compendio. So kannst Du ortsungebunden mit Deinen Mitstreitern an Deinem Projekt arbeiten.

Wenn Du von Null startest, um Deine Wissensdatenbank aufzubauen, dann wirkt die Aufgabe schnell überwältigend. Hole dir externe Hilfe für Dein Vorhaben: Externe Berater, Ausgebildete Wissensmanager oder Universitäten. Diese helfen Dir, eine strukturierte Grundlage für Deine Knowledge Base zu schaffen. Entwickle Sie dann mit Deinem Projektteam weiter.


Wissensdatenbank aufbauen gelingt durch cloudbasierte Zusammenarbeit mit allen Beteiligten.
Eine erfolgreiche Wissensdatenbank aufbauen gelingt nur gemeinsam z.B. in der Cloud.


Fazit: So kannst Du die perfekte Wissensdatenbank aufbauen

  • Lege Deine Ziele fest. Was möchtest Du mit Deiner Knowledge Base erreichen?

  • ️Mache das Wissen nutzbar. Entscheide strategisch wie Du das erreichen kannst

  • Binde Erfahrungen und Ideen Deiner Mitarbeiter und Partner ein.

  • Fasse komplexe Inhalte verständlich zusammen. Konzentriere Dich auf die Punkte, die für Dein Ziel relevant sind.

  • Schütze vertrauliche Informationen mit einer Freigaberegelung.

  • Achte auf Qualität und Relevanz Deines abgelegten Wissens. Ein redaktioneller Prozess und die richte Software unterstützen Dich.

  • Suche dir ein gutes Knowledge Management System das unternehmensübergreifend in der Cloud arbeitet.

  • Lass dich von Experten bei Deinem Vorhaben unterstützen.


Möchtest Du Deine eigene Knowledge Base aufbauen und suchst noch die passende Software? Wir beraten Dich zu Deinem Knowledgemanagement-Vorhaben und zeigen Dir wie Du Dein Wissen nutzbar machst. Vereinbare jetzt ein kostenfreies Beratungsgespräch:

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