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So können Sie eine Wissensdatenbank aufbauen, die Ihre Projekte zum Erfolg führen.

Aktualisiert: 12. Jan. 2023

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie eine erfolgreiche Wissensdatenbank aufbauen können, um Ihre Projekte und Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. Wir zeigen Ihnen worauf Sie beim Aufbau einer Wissensdatenbank achten müssen. Wie Sie Wissensmanagement erfolgreich in Ihrem Unternehmen platzieren und wer Ihnen dabei hilft.


 

Lies in diesem Artikel:

So können Sie eine Wissensdatenbank aufbauen, die Ihre Projekte zum Erfolg führen.

 

Wissensdatenbank oder Knowledge Base - Was ist das?

Eine Wissensdatenbank, auch Knowledge Base oder Wissensbasis genannt, ist eine digitale Wissenssammlung. Inhaltlich konzentriert sich die Wissensdatenbank auf ein konkretes Thema, ein bestimmtes Projekt oder ein Unternehmen. Das Wissen wird elektronisch, meist in schriftlicher Form, abgelegt. Du kannst Deine Knowledge Base aber auch mit Video oder Audiodateien füttern. Unterstützt werden Sie dabei durch die richtige Wissensmanagement Software.


Wissensdatenbank aufbauen: Warum sich eine Wissensdatenbank für Unternehmen und Projekte lohnt

Die Wissensdatenbank bildet den Grundstein für ein erfolgreiches Wissensmanagement und damit die Sicherung von Wissen. Dieses bringt eine Vielzahl an Vorteilen für Ihr Unternehmen, Ihr Team oder Ihr Projekt. Möchten Sie wissen, wann sich Wissensmanagement für Sie lohnt? Eine gute Zusammenfassung findest Sie in unserem Artikel Wissensmanagement - Wieso? Weshalb? Warum?

Wissensdatenbank aufbauen: Der Grundstein für erfolgreiches Wissensmanagement wird mit Wissensdatenbank aufbauen gelegt.
Die Wissensdatenbank aufbauen ist der Grundstein für erfolgreiches Wissensmanagement

Wissensdatenbank aufbauen: Legen Sie Ihre Ziele fest

Legen Sie klare Ziele für Ihr Vorhaben fest, bevor Sie mit dem Aufbau Ihrer Knowledge Base beginnen. Definiere diese Ziele am besten gemeinsam mit Deinem Team. Eine gute Wissensdatenbank können Sie nur aufbauen, indem alle an einem Strang ziehen. Orientiere Sie sich dabei an folgenden Fragen:


Was wollen wir erreichen?

Das Ziel im Wissensmanagement ist es, Ihr persönliches und externes Wissen nutzbar zu machen. Nutzen Sie Ihre Wissensdatenbank um z.B.:

  • kreative Ideen, wertvolle Impulse von außen und Erfahrungswissen aus den Köpfen der Mitarbeiter zu bewahren und für alle Anwender nutzbar zu machen.

  • automatisch auf dem neusten Stand zu sein und alle Inhalte auf Qualität und Relevanz zu prüfen.

  • Ihr Wissen komprimiert für andere zusammenzufassen, thematisch zu strukturieren und jederzeit schnell wiederzufinden.

  • Wissen zu referenzieren, zu speichern und es zielgerichtet Ihrem Team, Ihrer Abteilung oder Ihrem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

  • neue Mitarbeiter digital, modern und entspannt einzuarbeiten.

Dies ist eine wichtige strategische Entscheidung, die von allen Nutzern gemeinsam getragen werden sollte. Erfahren Sie mehr dazu in unserem Blog "Wissen ist gut - Können ist besser". Möchten Sie lernen, wie Sie Wissen zur Produktivkraft machen? Dann werfen Sie einen Blick in unser White Paper.


Welches Wissen passt zu Deinem Vorhaben?

Überlegen Sie gut welches Wissen du ablegen möchtest, bevor Du Deine Wissensdatenbank aufbaust. Es sollte im Kontext zu Deinem Projekt stehen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr abgelegtes Wissen vertrauenswürdig und der Inhalt qualitativ hochwertig ist. So vermeiden Sie Datenmüll und Informations-Overflow bei den Nutzern. Sonst können Sie direkt den nächsten undurchdringbaren Archivordner anlegen.


Wie wollen Sie das Wissen speichern?

Schaffen Sie eine Struktur für Ihre Ablage. Fassen Sie relevantes Wissen thematisch sinnvoll zusammen. Orientieren Sie sich bspw. an Fachbüchern, die überblicksartig mehrere Themengebiete beschreiben. Achten Sie darauf, dass Ihre Wissensdatenbank leicht zu navigieren ist. Ermöglichen Sie den Nutzern möglichst schnell Antworten auf ihre Fragen zu finden. Hierfür bieten sich Suchfunktionen und Glossare mit Begriffserklärungen an.

Neben der Struktur ist es hilfreich, die Inhalte abwechslungsreich und leicht aufnehmbar einzubinden. D.h. außer Textbeiträgen und PDF‘s können Sie Präsentationen, Bilder, Tabellen, Videos, (Konstruktions-) Zeichnungen, Ideen, Diskussionsbeträge oder sogar Audiodateien einbinden. Achten Sie bei der Wahl einer geeigneten Wissensdatenbank-Software auf diese Möglichkeiten.

Vor dem Wissensdatenbank aufbauen müssen klare ziele definiert werden.
Wissendatenbank aufbauen: Definiere Deine Ziele vor dem Start.

Wissensdatenbank aufbauen: 5 Tipps für eine erfolgreiche Knowledge Base


Vergessen Sie die Erfahrungen nicht!

Die meisten Wissensdatenbanken bilden nur sogenanntes "explizites Wissen" ab. Das ist dokumentiertes Wissen, wie z.B. Gesetzestexte, Fachbücher und -artikel, Protokolle, Berichte oder auch ganze Internetseiten. Aber was ist mit dem Erfahrungswissen der Mitarbeiter?

Schaffen Sie die Möglichkeit "implizites Wissen", sprich Erfahrungen, Meinungen und Ideen, in Ihren Wissensdatenbank aufzunehmen. So erreichen Sie Ihre unternehmerischen Ziele schneller, machen Ihre Projekte erfolgreicher und Ihre Mitarbeiter langfristig zufriedener. Außerdem sichert es den Fortbestand des Unternehmens durch kontinuierliche Weiterentwicklung und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern, die dann mit dem Wissensmanagementsystem freiwillig arbeiten wollen.


Komplexes Zusammenfassen

Wenn Sie eine gute Wissensdatenbank aufbauen möchten, ist es unvermeidbar komplexe Aufgaben und Dokumente abzulegen. Gerade wenn es um Innovationsvorhaben oder Kundenprojekte geht. Es kostet Sie und Ihren Mitarbeiter viel Zeit diese zu sichten.

Fassen Sie Texte zusammen und stelle relevante Informationen gesammelt für Ihr Team zur Verfügung. So sparen Sie und Ihr Team wertvolle Ressourcen. Statt nicht wertschöpfender Doppelarbeit, bleibt mehr Zeit für die inhaltliche Projektarbeit.


Jedes Wissen hat einen Besitzer

Nicht jeder Inhalt deiner Wissensdatenbank ist für jedermanns Augen bestimmt. Schütze sensible Daten vor unbefugtem Zugriff. Geben Sie Nutzern die Möglichkeit selbst zu bestimmen, wer ihr Wissen sehen darf. Erlauben Sie ihnen Wissen komplett privat zu machen. Zum Beispiel für persönliche Notizen oder unfertige Inhalte.

Geben Sie Wissen auf verschiedenen Ebenen frei. Machen Sie den sensiblen Finanzreport nur für Geschäftsleitung und Buchhaltung verfügbar. Den der Auszug aus dem Lieferkettengesetz machen Sie für alle sichtbar, damit Ihr gesamtes Team bestens informiert ist.


Regelmäßige Pflege

Lassen Sie das Wissen in Ihrer Wissensdatenbank nicht verstauben. Pflege und aktualisieren sie die Knowledge Base regelmäßig. Am besten durch Verlinkungen, welche automatisch aktuell sind oder in dem Sie permanent im System arbeiten und die Daten so auf dem laufenden halten. Prüfen Sie die Daten, bevor Sie sie ablegen auf Relevanz und Qualität. So erhältst Du die aktuellste, informativste und qualitativhochwertigste Datenbank.

Ein redaktioneller Prozess bietet Ihnen weitere Möglichkeit die Wissensdatenbank frei von Datenmüll und falschen Informationen zu halten. Die zuständigen Redakteure prüfen die Inhalte vor der Freigabe. So stellen Sie sicher, dass das Wissen den festgelegten Standards entspricht. Gute Wissensmanagement Tools vereinfachen und unterstützen diesen Prozess.


Mit KI zum Erfolg

Was nach futuristischen Robotern oder kompliziertem IT-Jargon klingt, macht Ihre Wissensarbeit einfacher, effizienter und effektiver. Dazu benötigen Sie nur die richtige Software. Mit KI-unterstützten Suchen und semantischen Netzwerken finden Sie garantiert die richtigen Antworten auf Deine Fragen.


Wissensdatenbank aufbauen: Gemeinsam klappt es besser!

Um eine Wissensdatenbank erfolgreich zu machen, müssen alle in Ihrem Team zusammenarbeiten. So weit, so klar. Wie wäre es noch mehr Menschen und deren Wissen einzubeziehen? Arbeiten Sie zusammen mit Ihrem Kunden, Lieferanten und Beratern an einer gemeinsamen Wissensdatenbank. So profitieren Sie von einem schnelleren Wissenstransfer, einem breiten Erfahrungswissen und neuen Impulsen für Dein Projekt.

Achte Sie bei der Wahl Ihres Wissensmanagement Tools darauf, dass Ihre Wissensdatenbank von überall auf der Welt erreichbar ist. Am besten eignet sich dafür eine intelligente Cloud-Lösung wie CBA Compendio. So können Sie ortsungebunden mit Ihren Mitstreitern an Ihrem Projekt arbeiten.

Wenn Sie von Null starten, um Ihre Wissensdatenbank aufzubauen, dann wirkt die Aufgabe schnell überwältigend. Holen Sie sich externe Hilfe für Ihr Vorhaben: Externe Berater, Ausgebildete Wissensmanager oder Universitäten. Diese helfen Ihnen, eine strukturierte Grundlage für Ihr Knowledge Base zu schaffen. Entwicklen Sie sie dann mit Ihrem Projektteam weiter.


Wissensdatenbank aufbauen gelingt durch cloudbasierte Zusammenarbeit mit allen Beteiligten.
Eine erfolgreiche Wissensdatenbank aufbauen gelingt nur gemeinsam z.B. in der Cloud.


Fazit: So können Sie die perfekte Wissensdatenbank aufbauen

  • Legen Sie Ihre Ziele fest. Was möchten Sie mit Ihrer Knowledge Base erreichen?

  • ️Machen Sie das Wissen nutzbar. Entscheiden Sie strategisch wie Sie das erreichen können

  • Binden Sie Erfahrungen und Ideen Ihrer Mitarbeiter und Partner ein.

  • Fassen Sie komplexe Inhalte verständlich zusammen. Konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die für Ihr Ziel relevant sind.

  • Schützen Sie vertrauliche Informationen mit einer Freigaberegelung.

  • Achten Sie auf Qualität und Relevanz Ihres abgelegten Wissens. Ein redaktioneller Prozess und die richte Software unterstützen Sie.

  • Suchen Sie sich ein gutes Knowledge Management System das unternehmensübergreifend in der Cloud arbeitet.

  • Lassen Sie sich von Experten bei Deinem Vorhaben unterstützen.


Möchten Sie Ihre eigene Knowledge Base aufbauen und suchen noch die passende Software? Wir beraten Sie zu Ihrem Knowledgemanagement-Vorhaben und zeigen Ihnen wie Sie Ihr Wissen nutzbar macht. Vereinbaren Sie jetzt ein kostenfreies Beratungsgespräch:

Haben Sie eine Frage oder Feedback? Kommen Sie mit uns ins Gespräch und nutzen das untenstehende Kontaktformular.


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