Wissensmanagement in Projekten – Wieso, weshalb, warum?

Aktualisiert: 21. Jan.

"Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen."- so definiert das Gabler Wirtschaftslexikon das Wissensmanagement. Wozu braucht man Wissensmanagement? Ist das nicht nur etwas für Universitäten, Lehrende und Forschende? Sollten Unternehmen ihre Ressourcen nicht lieber in andere Bereiche investieren, statt den Mitarbeitern zusätzliche Arbeit aufzubürden? Wenn Du eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllst, dann brauchst du Wissensmanagement in Deinem Team oder Unternehmen, um Deine Wettbewerbsfähigkeit aufrechtzuerhalten bzw. sie noch weiter zu verbessern.


Du möchtest disruptive Innovationen schaffen.

"Alles, was erfunden werden kann, ist erfunden worden!", war die Meinung des Hauptbevollmächtigten des U.S. Patentamtes, Charles H. Duell, im Jahre 1899. Bekanntermaßen war das ein historischer Irrtum. Trotzdem werden Innovationen immer komplexer. Wer Kunden und Stakeholder begeistern möchte, muss neue Wege gehen und vorhandenes Know-how durch neues Wissen und kreative Impulse ergänzen. Neue Produkte und Dienstleistungen sowie deren Vermarktung setzen immer mehr Wissen voraus. Entwicklungsteams, die über eine fundierte Wissensbasis verfügen, generieren schnellere und bessere Innovationen. Mit einem guten Wissensmanagement können auch kleinere Unternehmen und Unternehmensnetzwerke eine Innovationskraft erreichen, die den großen Konzernen in nichts nachsteht.


Eine moderne Fräse wir vom Laptop aus angesteuert

Du willst die technologische Entwicklung nicht nur mitmachen, sondern anführen!

Der Fortschritt macht Wissen und die eigenen Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen, teilweise über Nacht obsolet. Wer im Rennen der Innovationen mithalten will, schafft das nicht allein. Alle müssen an einem Strang ziehen und mit internen und externen Experten, Forschungseinrichtungen und Innovatoren in den Dialog gehen. Um ein verzweigtes Netz von Wissen, Erfahrungen und Ideen aufzubauen, braucht es zwingend eine solide Basis, die ggf. vorbefüllt ist und mit Dir unbegrenzt wächst. Im Best Case heißt das, dass geeignete Begriffe nicht nur aufgenommen, sondern auch verknüpft und als Lösungsgedanke für Dein spezifisches Projekt mit aufzeigt werden. Hierzu ist ein geeignetes Wissensmanagementsystem unabdingbar.


Du möchtest schon heute das Wissen von morgen.

Was heute noch gilt, kann morgen schon wieder veraltet sein. Zugegeben, grundlegende Naturgesetze ändern sich eher selten. Aber wie sieht es mit Gesetzen, Normen und Richtlinien oder zertifizierungsrelevanten Vorgaben aus? Diese erfahren leichte Umformulierungen oder Neufassungen, die auf der eigenen Festplatte nicht täglich aktualisiert werden. Dieser Bereich ist für Unternehmen hochsensibel und unterliegt stetiger Veränderung. Wer nicht versehentlich in juristische Schwierigkeiten kommen möchte, der sollte gut informiert bleiben. Dabei können Anwälte und Berater helfen, doch die von externen Experten gewonnenen Informationen müssen auch für alle dauerhaft zugänglich sein und dürfen nicht in Wissenssilos untergehen. Dies gewährleisten Unternehmen mit einer einheitlich strukturierten Ablage und einer gut organisierten Wissensverteilung. Noch besser: Alle erhalten eine automatische Benachrichtigung, wenn sich in einem Thema etwas ändert.



Eine Gruppe junger Fachkräfte lächelt fröhlich in die Kamera

Deinen Fachkräftenachwuchs baust Du selbst auf.

Die Geburtenraten sind niedrig, die Lebenserwartung steigt. Dies führt dazu, dass in deutschen Unternehmen in Zukunft weniger Fachkräfte zur Verfügung stehen. Bereits heute gehen mehr Beschäftigte in Rente, als neue Kräfte nachrücken. Zum anderen wandeln sich Herstellungsverfahren und die Attraktivität eines jeden Arbeitsumfeldes, sodass eine natürliche Fluktuation stattfindet. Was bleibt, ist, dass mit den Beschäftigten wertvolles Erfahrungswissen aus den Unternehmen verschwindet. Damit nachrückende Fachkräfte von den Erfahrungen der „alten Hasen“ profitieren können, muss das Erfahrungswissen langfristig gesichert werden. Demzufolge ist das Ziel eines guten Wissensmanagementsystems, das Unternehmenswissen als immateriellen Erfolgsfaktor zu sichern und für alle Beschäftigten langfristig nutzbar zu machen.


Effizienz ist für Dich selbstverständlich.

Schlecht organisierter Wissenstransfer ist ein Zeitfresser, der Dich und deine Mitarbeiter daran hindert, effizient, konzentriert und motiviert an einem Projekt zu arbeiten. Ständiges Nachfragen stört den Arbeitsfluss. Mangelndes Verständnis oder Hintergrundwissen zu einem Projektthema fördert den Frust und die Demotivation aller Beteiligten. Gutes Wissensmanagement vereinfacht den Wissentransfer zwischen verschiedenen Personen, Abteilungen und sogar Unternehmen. Das Wissen wird zentral gespeichert und per Zugriffssteuerung für alle oder für bestimmte Nutzergruppen zugänglich gemacht. So bleibt mehr Zeit für die eigentliche Projektarbeit.


Du willst schneller fundierte Entscheidungen treffen.

Wer etwas tun möchte, der muss Entscheidungen treffen. Und wer eine gute Entscheidung treffen möchte, der braucht eine gute Entscheidungsgrundlage. Eine gute Entscheidungsgrundlage sind zum einen Faktenwissen und zum anderen auch die Erfahrungen von anderen, die bereits ähnliche Entscheidungen treffen mussten. In Unternehmen kann unstrukturiertes Wissen zu langatmigen Entscheidungsprozessen führen. Fakten müssen erneut zusammengetragen, gegeneinander abgewogen und durchdacht werden. Kollegen, Partner und Experten werden befragt und die teilweise widersprüchlichen Aussagen müssen strukturiert und auf Vertrauenswürdigkeit und Relevanz im Projekt geprüft werden. Ein zeitraubender Prozess, der Projekte aufbläht und den Projekterfolg verzögert oder gefährdet. Je höher die Entscheidungsgeschwindigkeit und -qualität, desto erfolgreicher ist ein Projekt und das gesamte Unternehmen.


Du willst an der Konkurrenz vorbeiziehen.

Höher, schneller, weiter! Jedes Projekt und jedes Unternehmen unterliegt ständigen Verbesserungsprozessen. Besser sein als beim letzten Mal, besser sein als im Vorjahr, besser sein als die Konkurrenz. Doch die möglichen Verbesserungen durch Digitalisierung und Automatisierung stoßen irgendwann an ihre Grenzen. Je nachdem, wie stark der jeweilige Markt umkämpft ist, sind bald alle Konkurrenten auf dem gleichen Stand. Wer sich weiter vom Wettbewerb abheben und echte USPs schaffen will, dem wird das nur mit Wissen bzw. Knowhow als immateriellen Erfolgsfaktor gelingen. Statt „Vorsprung durch Technik“ lautet das neue Credo „Vorsprung durch Wissen“.


Eine Gruppe professionell gekleideter Menschen applaudiert einer stolzen, jungen Frau.

Du willst eine fruchtbare Fehlerkultur entwickeln.

Jeder macht Fehler und lernt aus ihnen. Noch besser wäre es aber, du könntest aus den Fehlern anderer lernen und müsstest sie nicht selbst machen. Wissensmanagement ermöglicht es von den Erfahrungen von Kollegen, Partnern oder Mitarbeitern zu profitieren - auch von den negativen. So werden Fehler vermieden, die langfristig Geld, Zeit oder Kunden kosten könnten. Das führt zwangsläufig zu mehr Zufriedenheit in der Projektarbeit und zu glücklichen Stakeholdern.


Du möchtest einfaches und schnelles Onboarding ermöglichen.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine zeitintensive und damit auch teure Angelegenheit. Sie bindet Ressourcen im Team bzw. im Unternehmen, die anderweitig benötigt werden. Es dauert einige Zeit, bis die neuen Mitarbeiter auf demselben Wissensstand sind wie bestehende Mitarbeiter, die schon lange im dabei sind. Wissensmanagement kann den Prozess der Einarbeitung zwar nicht ersetzen, ihn aber beschleunigen und qualitativ verbessern. Neue Mitarbeiter haben Zugriff auf das Unternehmenswissen und können sich, je nach Bedarf, direkt im System Informieren. Im Gegensatz zur direkten Einarbeitung von Mensch zu Mensch, gehen keine Informationen verloren und der neue Mitarbeiter kann im eigenen Tempo bestehendes lernen, festigen und neues Wissen aufbauen sowie weitergeben.


Dein oberstes Ziel ist es, die beste Lösung für Deine Kunden und Dich zu finden.

Innovativ, nachhaltig und mit maximalem Nutzen über den gesamten Lebenszyklus. So sehen gute Lösungen aus. Es genügt schon lang nicht mehr, ein Projekt einfach abzuschließen und dabei Budget- und Zeitplan einzuhalten. Langfristigen Erfolg bringen nur Ergebnisse, die auch nach Abschluss des Projektes noch nutzbringend eingesetzt werden können. Um solche Lösungen zu erarbeiten, brauchst Du die magische Formel für Projekte: Wissen + Erfahrung + menschliche Kreativität = bessere Lösungen. Mit Wissensmanagement lassen sich alle drei Variablen optimal in die Projektarbeit integrieren.



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