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Nachhaltiges Projektmanagement: Was ist Projekterfolg wirklich?

Aktualisiert: 12. Jan. 2023

Wie Sie mit der objektiv BESTEN durch Nachhaltiges Projektmanagement ein Nutzenpotenzial von mehreren hundert Prozent im Verhältnis zum Projektbudget heben.


Machen wir Planänderungen zum Treiber von Innovation, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsvorteil!

 

Lies in diesem Artikel


Nachhaltiges Projektmanagement: Was ist Projekterfolg wirklich?


 

Einige unserer internationalen Erfolgs - Projekte ...und was unsere Kunden dadurch erreicht haben:

  • Bei einem renommierten Schuhhersteller wurde die Durchlaufzeit der internationalen Lieferkette durch die präzise Abstimmung mit den Lieferanten und zielgerichtete Koordination der Produktions- und Logistik - Prozesse um 50 % reduziert. Das führte zu einem Umsatzwachstum von 30 %.

  • In einem Produktentwicklungsprozess der Modeindustrie mit 7 Unternehmen in 5 Ländern wurde Time - to - Market durch frühzeitigen Wissensaustausch und aktive Koordination der einzelnen Teilprozesse um 20 % reduziert. Ein wichtiger Nebeneffekt war eine Reduzierung der Musterproduktion um 70 %.

  • Bei der Einführung eines Planungssystems bei einem internationalen Logistikanbieter in 15 Ländern konnte durch Wissensmanagement ein einheitliches internationales Planungssystem geschaffen werden, ohne die nationalen Besonderheiten zu negieren. Durch Einbindung von Ideen und Innovationen aller Beteiligten konnten die Geschäftsprozesse verschlankt und der Aufwand um 35% reduziert werden.


Unsere Partner in der Wissenschaft


Wann ist ein Projekt erfolgreich?

Zeitplan: überschritten. Leistungsumfang: nicht erbracht. Budget: nicht eingehalten.


Wann ist ein Projekt erfolgreich? Wenn Zeitplan, Budget und Leistungsumfang eingehalten werden – so wie Sie es in der Projektleiter - Ausbildung gelernt haben? Wir sagen: Nein.


Vergessen Sie das magische Dreieck. Denn wenn wir ehrlich sind, sieht das „magische“ Trio aus Time, Scope & Budget in der Praxis oft so aus: Zeitplan: überschritten. Leistungsumfang: nicht

erbracht. Budget: nicht eingehalten. Nichts hasst ein Projektleiter mehr!!!


Echter Projekterfolg ist mehr als die Einhaltung von Time, Scope und Budget
Echter Projekterfolg ist mehr als die Einhaltung von Time, Scope und Budget

Das schöne Wort "Plananpassung"


Doch ein cleverer Projektleiter hat die Lösung dafür:

  • Das Budget wird nur selten erhöht.

  • Über Terminverschiebungen kann man schon eher reden.

  • Also wird der derzeitige Zustand der Lösung als das deklariert, was man haben will.

Dieses Vorgehen nennt der Projektleiter: Plananpassung. Es entsteht ein neues Soll. Und die Ampel wird wieder grün.


Jetzt haben wir Projekterfolg!? So schreiben wir es in die sozialen Medien und kommunizieren es der Geschäftsführung oder dem Vorstand. Doch wir wissen ganz genau: Echter Erfolg sieht anders aus.


Wenn sich im Projekt etwas ändert

Erst wenn das Projekt läuft, treten viele Fragen auf, die beantwortet werden müssen. Sie verlangen Entscheidungen, die Einfluss auf Budget und Termine haben. Diesen Prozess nennen wir Erkenntniszuwachs.

Daneben gibt es noch das Problem sich ändernder Rahmenbedingungen und zusätzlicher Kundenwünsche während der Projektlaufzeit (‚Changing Targets‘).


Agiles Projektmanagement

Agile Projektmanagement-Verfahren wie SCRUM haben eine zukunftsweisende Struktur geschaffen – unter anderem mit:

  • der Rolle des Product Owners, der die fachlichen Inhalte fortlaufend aus Sicht des Kunden konkretisiert, sowie

  • kurzen Entwicklungszyklen (Sprints), die eine flexible Einbindung neuer Anforderungen, Rahmenbedingungen und Kundenwünsche ermöglichen

Das Problem: Sie dynamisieren die inhaltliche Seite, geben aber zu Projektbeginn keine klaren

Antworten auf Termine und Budget. Wichtig ist, dass die inhaltliche Sicht eine ganz neue Bedeutung gewinnt und aus Sicht des Kunden bewertet wird.


Das Problem: Agiles Projektmanagement gibt zu Projektbeginn keine klaren Antworten auf Termine und Budget
Das Problem: Agiles Projektmanagement gibt zu Projektbeginn keine klaren Antworten auf Termine und Budget

Der neue Denkansatz: Nachhaltiges Projektmanagement

Was bedeutet ‚Nachhaltiges Projektmanagement‘ konkret? In jedem Projekt werden Lösungen erarbeitet. Diese Lösungen sind einmalig und häufig komplex. Schauen wir uns einmal ein typisches Produktentwicklungs-Projekt an:


Es ist schon nicht einfach, die gewünschten Leistungen zu spezifizieren.

  • Wer sind unsere Zielkunden?

  • Was wünschen sie sich?

  • Was sind ihre Kaufargumente?

  • Was hindert sie am Kauf?

  • Wie steht das Produkt im Wettbewerb?

  • Wie soll es sich preislich positionieren?

  • Welche Marge wird erwartet?

Wie schwierig ist es erst, die Lösung zu konzipieren:

  • gut aussehen soll sie

  • einen eigenen ‚Charakter‘ soll sie haben

  • und sehr intuitiv handhabbar sein

Dazu kommen heutzutage wichtige Nachhaltigkeits-Fragen:

  • Wie viel Energie verbraucht das Gerät?

  • Wie umweltfreundlich ist es?

  • Wie viele Ressourcen braucht man zur Herstellung und zum Betrieb?

  • Kann man das Produkt einfach entsorgen, wenn man es nicht mehr braucht, oder muss es auf den Sondermüll?

Spätestens hier wissen wir:

Nachhaltiges Projektmanagement setzt Denken im gesamten Lebenszyklus der Lösung voraus.

Ziel des Nachhaltigen Projektmanagements ist es, ein nachhaltiges Nutzen-Aufwand-Verhältnis über den gesamten Lebenszyklus der Lösung zu erreichen. Also Lean Management in Perfektion.


Der Nutzen wird hier nicht nur in € gemessen und ist nicht immer quantifizierbar. Nutzen ist auch Vereinfachung, weniger Umweltschäden, besserer Wirkungsgrad etc. Hier geht die Herausforderung weiter: Welchen Nutzen wollen wir denn haben? Und wie messen wir ihn?


Den meisten Nutzen schaffen wir nur mit der besten Lösung.

Und die beste Lösung entsteht bei den vielen Design - Entscheidungen, die wir im Entwicklungs-und Planungsprozess und auch in der Umsetzung treffen müssen. Es ist nicht nur die große Entscheidung – wir brauchen das Bewusstsein aller Projektbeteiligten, ihren Beitrag zur besten Lösung zu leisten.


Um Projektmanagement wirklich nachhaltig zu gestalten, muss man den gesamten Lebenszyklus des Projektes betrachten
Um Projektmanagement wirklich nachhaltig zu gestalten, muss man den gesamten Lebenszyklus des Projektes betrachten

Potenziale des Nachhaltigen Projektmanagements

Erstaunlich sind die Potenziale, die in einer wirklich guten Lösung schlummern: Schauen wir uns an 3 Beispielen an, welche Potenziale wir mit dem Nachhaltigen Projektmanagement heben können:


Produktentwicklungsprojekte

  • Wie häufig wird ein Produkt verkauft?

  • Welcher Preis ist erzielbar? Die Königsdisziplin der Produktentwicklung: Hochwertige Produkte entwickeln.

  • Der Preis wirkt unmittelbar auf den Gewinn.

  • Welche Akzeptanz haben die Nutzer? Hier gibt es eine klare Korrelation zu den Verkaufszahlen.

  • Möglichst geringe Herstellkosten. Das erhöht den Gewinn unmittelbar.

  • Welchen Support erwartet der Kunde? Wer kann ihn liefern? Wie teuer ist er? Auch wichtig für die Kaufentscheidung.

  • Wie umweltfreundlich sind Produktion und Betrieb?

  • Wie ist das Produkt entsorgbar?

Investitionsprojekte, z.B. zur Beschaffung neuer Maschinen oder Anlagen

  • Wie machen wir uns mit den neuen Maschinen und Anlagen fit für die Zukunft?

  • Welche neuartigen Produkte können gefertigt werden?

  • Wie flexibel wird das Unternehmen auf Änderungen im Markt oder andere Rahmenbedingungen reagieren können?

  • Wie effizient ist die neue Lösung im Betrieb?

  • Gibt es Einsparungen an Arbeitskraft, Material, Zeit oder anderen Ressourcen?

  • Kann ein höherer Wirkungsgrad erreicht werden?

  • Wie sieht es mit Umwelt, Energie und Ressourcenverbrauch aus?

  • Ist die Lösung von den Mitarbeitern akzeptiert?

IT-Projekte

  • Unterstützt die IT-Lösung die Unternehmensziele und Wettbewerbsfähigkeit?

  • Welche Geschäftsprozesse können in welchem Maße verschlankt und optimiert werden?

  • Können Prozesse automatisiert werden?

  • Können Einsparungen an Arbeitskraft, Material, Zeit oder anderen Ressourcen erzielt werden?

  • Ist die Lösung intelligent genug, um den Menschen zielgerichtet unterstützen zu können?

  • Können Fehlerquellen ausgeschlossen werden?

  • Ist die Informations-Sicherheit gewährleistet?

  • Ist die Lösung handhabbar und von den Mitarbeitern akzeptiert?

In jedem der aufgeführten Projekttypen kann mit Nachhaltigem Projektmanagement ein Nutzenpotenzial von mehreren hundert Prozent im Verhältnis zum Projektbudget gehoben werden, wenn die Lösung besonders gut ist. Ist das nicht Anlass genug, über Projekterfolg neu

nachzudenken?


Fallbeispiel: Ledersitzproduktion

Dieses konkrete Beispiel aus unserer Praxis unterstreicht die Güte einer Lösung als Quelle des

Projekterfolgs – ein Paradebeispiel für Nachhaltiges Projektmanagement.


Wir hatten die Aufgabe, eine komplett neue Fabrik zur Ledersitzproduktion aufzubauen. Der Ist-Zustand zu Projektbeginn kann folgendermaßen charakterisiert werden:

  • Es musste das teuerste Leder (keine Risse, Narben, Stiche …) eingekauft werden

  • Durch manuellen Zuschnitt und Verarbeitung lag die Flächennutzung des Leders bei ca. 65 %

  • Es mussten Leder in allen 27 Kundenwunsch-Farben beschafft, gelagert und verarbeitet werden

  • Es war eine betriebsinterne Kläranlage für giftige Färbe und Lösungsmittel notwendig

Die Produktion von Ledersitzen ist aufwendig und komplex
Die Produktion von Ledersitzen ist aufwendig und komplex

Als Zielstellung wurde formuliert:

  • Es soll wesentlich billigeres Leder (Risse, Stiche, Narben … möglich) beschafft werden.

  • Das Leder wird mit einer Kamera gescannt und per Bildverarbeitung Risse, Schnitte, Stiche, Flecken etc. erkannt.

  • Die zuzuschneidenden Teile werden IT-gestützt genestet.

  • Die Teile werden mit Wasserstrahlcutter automatisch geschnitten.

  • Nur die genutzten Teile werden im Finish chemisch behandelt und gefärbt. Damit sind Farbstoffe und Lösungsmittel nur auf den zugeschnittenen Teilen.

Zu Beginn des Projektes wussten wir nicht, was wir erreichen konnten. Wir haben uns hinreichend Zeit genommen, um eine wirklich gute Lösung zu entwickeln. Und wir hatten die volle Unterstützung des Auftraggebers. Das kam dabei heraus:

  • Der Einkaufspreis konnte um 70% auf 30% gesenkt werden, weil qualitativ geringerwertigere Leder verarbeitet werden konnten.

  • Durch die IT-technische Verarbeitung konnte die Flächennutzung auf über 90 % gesteigert werden.

  • Die Produktion ist hochautomatisiert und kann den doppelten Durchsatz generieren.

  • Aufgrund des Finishs der zugeschnittenen Teile wurden nur 5 Grundfarben an Leder verwendet. Das erspart Beschaffungs- und Lageraufwand.

  • Da kaum schädliche Chemikalien verwendet werden und diese auch aufgrund des neuen Finish-Verfahrens nicht entsorgt werden müssen, ist keine betriebsinterne Kläranlage notwendig.

  • Es entstehen qualitativ hochwertigere Sitze.


Jetzt geht’s an die Umsetzung:

Die 8 Erfolgs-Faktoren für nachhaltigen Projekterfolg

Wie gehen Sie am besten vor, um systematisch nachhaltigen Projekterfolg zu erreichen?

Aus unseren Best-Practice-Beispielen haben wir 7+1 Erfolgs-Faktoren definiert:


  1. Verankerung der Nachhaltigkeit in den Projektzielen und den Anforderungen an die Lösung. Dazu sind Bewertungskriterien, Kennzahlen und KPIs notwendig. Wir wollen eine Lösung, die auch wartbar ist, durch den Support betreut werden kann und einfach und preiswert in der Herstellung und Entsorgung ist.

  2. Erkenntnisprozess mit Wissensmanagement unterstützen, das nachhaltig im Projekt und in den Folgephasen wirkt. Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektarbeit ist ein gemeinsames Verständnis über Begriffe, Zusammenhänge und Anforderungen. Der gesamte Erkenntnisprozess bei Recherchen, Workshops, Diskussionen, Brainstormings und bei der Erarbeitung der Lösung bis zu Lessons Learned muss gemanaged werden, weil dies wesentliche Substanz der Projektarbeit ist. In der Projektdurchführung entsteht wertvolles Wissen für andere Abteilungen wie Produktion, Vertrieb, Einkauf oder Controlling, das auch in den Phasen Betrieb, Produktion und Entsorgung wichtig ist.

  3. Gemeinsames Verständnis für den Nachhaltigkeitsgedanken bei allen internen und externen Projektbeteiligten schaffen.

  4. Agile Methoden wie Scrum unterstützen diese Denkweise, weil sie mit dem Product Owner einen Verantwortlichen seitens des Auftraggebers bestellt, der die inhaltliche Führung, die Definition und Priorisierung der Aufgaben und ihre Abnahme übernimmt.

  5. Grundlegende Voraussetzungen für einen nachhaltigen Projekterfolg sind eine realistische Planung, eine gemeinsame Zielstellung und Weitblick und Mut bei den Entscheidern.

  6. Jede Design-Entscheidung ist für die Güte der Lösung wichtig. Manchmal kann ein Detail einen außergewöhnlichen Erfolg bringen – viel öfter aber kann ein schlecht umgesetztes Detail den Erfolg der Lösung verhindern. Hier gilt: Kampf dem Mittelmaß. Neues auszuprobieren birgt zwar Risiken, aber auch Chancen. Diese müssen sehr gut abgewogen werden.

  7. Entscheidungen objektivieren und an den Zielen ausrichten. Dazu braucht man einen Wettbewerb der Lösungsansätze im Kleinen wie im Großen. Diese müssen vergleichbar und gut bewertet sein. Man braucht viel Wissen, Weitblick und den Mut, sich auch einmal auf neues Terrain zu begeben. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren ist ...

  8. Auftraggeber und Anwender in die Entscheidungsprozesse einbinden. Das schafft Vertrauen. Wenn Projektmitarbeiter, Auftraggeber und spätere Nutzer frühzeitig einbezogen werden, können wichtige Entscheidungen bereits zu einem frühen Zeitpunkt diskutiert werden. Entscheidungsprozesse werden vereinfacht und es wird vermieden, dass die aufwändig erarbeitete Lösung nicht akzeptiert wird. Das kann z.B. über ein Key User-Konzept, gemeinsame Workshops und Diskussionsrunden oder Brainstormings erfolgen. Wichtig sind auch Umfragen, Produktvorführungen, ein gemeinsames Prototyping oder eine Simulation z.B. anhand eines Digitalen Zwillings. Die Vielfalt an Möglichkeiten ist groß. Das ist zwar aufwändig, doch die hohe Akzeptanz der sehr guten Lösung belohnt alle Beteiligten mit einem echten Erfolg.


Planänderungen, als Treiber für den Projekterfolg
Planänderungen, als Treiber für den Projekterfolg

Machen wir Planänderungen zum Treiber von Innovation, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsvorteil.

Mit Mehrwerten und Potenzialen überzeugen wir auch den Auftraggeber, dass wir mit fundierten

Entscheidungen und hervorragenden Lösungen Innovation, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsvorteile schaffen. Lasst die Auftraggeber das Gefühl haben, auch bei einer Budgeterhöhung oder Terminverschiebung etwas Gutes geschaffen zu haben.


„Lassen Sie uns richtig gute Lösungen schaffen.“

Wir hoffen, dass Ihnen dieses White Paper viele Impulse gegeben hat, wie Sie Projekte in Zukunft

wirklich nachhaltig gestalten.


Stellen Sie sich folgende Fragen:

Welche Potenziale stecken in dieser neuen Denkweise?

Und wie können Sie diese Potentiale ausschöpfen?


Wir unterstützen Sie gern.




Profitieren auch Sie von unseren Erfahrungen –

vereinbaren Sie jetzt ihr kostenloses Potenzial-Gespräch!



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