Das Projektgeschäft ist vielseitig. Selbst nach vielen Jahren der Projektarbeit, begegnen erfahrenen Projektmanagern immer wieder neue Herausforderungen, die mit Systematik, Wissen, Kreativität und Erfahrungen gelöst werden. Vorab bedarf es der Risikoidentifizierung und Vorbereitung möglicher Worst Case Szenarien. Nur wer seinen Handlungsrahmen kennt und aus alten Fehlern lernt, ist auf lange Sicht erfolgreich.
Geteilte Arbeit ist doppelte Arbeit?
Während der gemeinsamen Arbeit im Projektteam, beschäftigen sich oftmals mehrere Mitarbeiter mit gleichen oder ähnlichen Themen. Dabei kommt es zwangsläufig dazu, dass sich die Recherchearbeiten und die Ergebnisdokumentation ähneln bzw. doppeln. D.h. die Projektmitarbeiter investieren viel Zeit, in das Zusammentragen von notwendigen Informationen, welche abschließend gar nicht oder ausschließlich auf dem persönlichen Notizzettel dokumentiert werden. So entstehen Informationssilos, die wiederum für andere Projektbeteiligte nicht nutzbar sind – Synergien werden verschenkt. Damit entsteht entgegen dem Lean-Gedanken eine unzählige Verschwendung der Ressource Zeit, welche die Mitarbeiter sinnvoller investieren können. Z.B. in kreative Prozesse, die eine inhaltlich nachhaltige Lösung für das Projekt schaffen.
Das Wissensmanagement setzt an diesem Punkt an. Die am Projekt beteiligten Mitarbeiter tragen recherchiertes Wissen strukturiert zusammen, bewerten und nutzen es bei der inhaltlichen Lösungsfindung. Auf diese Weise können fehlende Informationen ergänzt werden, ohne dass der einzelne Mitarbeiter das Thema von Grund auf neu erarbeiten muss. Das garantiert, dass die am Projekt beteiligten Personen, zu jeder Zeit, auf dem gleichen Wissensstand sind und das gleiche Lösungs- sowie Begriffsverständnis besitzen.
Projektmitarbeitern fehlt es an Erfahrung
Neue Projektmitarbeiter bringen frischen Wind und damit neue Betrachtungswinkel in das Projektteam. Zu Beginn gilt es, sich in das Themengebiet einzuarbeiten und das bereits vorhandene Projektwissen anzueignen. Dabei liegt der Fokus nicht nur auf dem Faktenwissen. Für eine gute Einarbeitung, sind ebenso interne Prozessabläufe, Methodenkenntnis, Informationen zu Kunden und Lieferanten sowie Dokumente aus vorangegangenen Projekten von Bedeutung. Die Herausforderung für den neuen Mitarbeiter ist es, sich alle Informationen zu organisieren und zu verstehen. Selbst bei der besten Einarbeitung geht Wissen verloren. Kündigung, Krankheit oder andere personelle Entscheidungen können dazu führen, dass neue Projektmitarbeiter nicht durch den geeigneten Verantwortlichen eingewiesen werden. Darüber hinaus ist der „Neue“, je nach Erfahrungsstufe, nicht zwangsläufig in der Lage die richtigen Fragen zur richtigen Zeit zu stellen. Vor allem dann nicht, wenn es sich um ein bisher fremdes Themengebiet handelt. Wer nicht weiß, dass z.B. eine interne Richtlinie existiert, der kann auch nicht nach ihrer Bedeutung und Umsetzung fragen!
Wiederholungstäter?
Wer Fehler gemacht hat, hat meistens nur Erfahrung gesammelt. Oscar Wilde
Aus Fehlern lernen! Aber doch nur aus den eigenen, oder? Ganz im Gegenteil! Gerade im Projektumfeld bieten die praktischen Erfahrungen von Anderen, die sogenannten „lessons learned“, eine hervorragende Möglichkeit die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Voraussetzung dafür ist, dass dieser den Zugriff auf das abgelegte Wissen hat. Es ist nicht immer möglich, dass sich die beteiligten Personen aus dem eigenen Unternehmen zusammensetzen und ihre Erfahrungen austauschen. Sind externe Unternehmen beteiligt, dann wird es noch komplizierter.
Wissensmanagement bietet nicht nur die Möglichkeit das Faktenwissen zu sammeln und zu strukturieren, es bietet auch zahlreiche Möglichkeiten, die eigenen Erfahrungen und „lessons learned“ für andere verfügbar zu machen. So können alle voneinander und miteinander lernen, was schließlich Prozesse beschleunigt und qualitativ hochwertigere Lösungen hervorbringt. Kurz gesagt: Erfolg ist von guten Ideen und einer starken Wissensbasis als Ausgangspunkt abhängig.
Ohne Zugang, kein Wissen!
Um effizient arbeiten zu können, sollten allgemeingültige Projektinformationen allen Mitarbeitern zu jeder Zeit zugänglich sein. Oft stapeln sich die Projektunterlagen in Form von Angeboten, Protokollen etc. in irgendeinem Schrank oder die Dateien liegen lokal abgelegt auf den Festplatten der jeweiligen Bearbeiter. Um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten jeder Zeit auf dem aktuellen Stand sind, reicht auch ein simpler Cloud-Ordner nicht aus. Denn auch dieser wird schnell zum Schwarzen Loch.
Ein digitales Wissensmanagement ermöglicht das Hochladen von Projektinformationen und diese in einem redaktionellen Prozess auf Aktualität und Richtigkeit zu prüfen. Eine gute Struktur, gekoppelt mit einem intelligenten Suchalgorithmus hilft beim schnellen zusammentragen von relevanten Information. Im besten Fall werden die Nutzer bei Neuerungen direkt per E-Mail informiert.
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